Tietosuojaseloste

Iisalmen Sahat Oy:n seloste henkilötietojen käsittelytoimista ja rekisteröidyn oikeuksista (EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)

1. Rekisterin nimi

Henkilörekisteri

2. Rekisterinpitäjä

Iisalmen Sahat Oy, PL 136, 74101 Iisalmi
– Käyntiosoite: Sahatie 6, 74510 Iisalmi

3. Rekisteriasioista vastaava yhteyshenkilö

Pirkko Väisänen, pirkko.vaisanen@ipowood.fi / puh: +358 44 7467896

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja käsittelyn tarkoitus

Rekisterinpitäjän oikeutettu etu, työsuhde, rekrytoinnit, puukauppasopimusten täytäntöönpano.

Henkilötietoja käsitellään työntekijöiden rekrytoinnin sekä palvelussuhteiden ja niihin liittyvien työnantajavelvoitteiden hoitamiseksi, sekä puukauppasopimusten velvoitteiden hoitamiseksi.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää tiedot palvelusuhteessa olevista henkilöistä: palkansaajat ja palkkionsaajat.

Lisäksi rekisteri sisältää tiedot niistä työnhakijoista, jotka ovat antaneet suostumuksensa työhakemustensa tallentamiseen rekisteriin.

Rekisteri sisältää tiedot myös niistä luonnollisista henkilöistä, jotka tekevät puukauppaa Iisalmen Sahat Oy:n kanssa.

Rekisteriin tallennetaan käyttötarpeen mukaan seuraavia tietoja:
– Henkilön yksilöintitiedot (mm. nimi, syntymäaika, henkilötunnus, yhteystiedot)
– Metsän sijainti- ja tilaa koskevat tiedot sekä metsävaratiedot
– Palvelusuhteen tiedot
– Mahdollinen työhakemus ja ansioluettelo
– Maksatukseen liittyvät tiedot (mm. tilinumero, palkkaustekijät, ammattiliiton jäsenyys)
– Kehityskeskustelujen tiedot
– Tiedot koulutuksista ja pätevyyksistä
– Työajan seuranta ja vuosilomatiedot
– Työajan kohdennustiedot
– Matka- ja kululaskut
– Työntekijän terveydentilaa koskevat tiedot – Työhyvinvointikyselyt

Tietojen säilytysaika: Palkkakirjanpidon sekä puukauppakirjanpidon säilytysaika on kirjanpitolain mukainen. Vuosilomakirjanpito ja työeläkelaskelmat sekä muut työsuhteeseen liittyvät tiedot säilytetään10v ajan.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteröity itse
Rekisteröidyn esihenkilö
Työterveyshuolto

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisteriin tallennettuja työntekijöiden henkilötietoja luovutetaan voimassa olevan lainsäädännön sallimalla ja velvoittamalla tavalla viranomaisille, joilla on lakiin perustuva oikeus saada rekisteristä tietoja, kuten verottajalle, eläkeyhtiöille, vakuutusyhtiöille tai työnantajaliitolle ja vastaaville. Rekisterissä olevia henkilötietoja ei luovuteta eikä siirretä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan erityistä huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisen käyttäjänhallinnan ja ajantasaisen tietoturvallisuudenhallinnan keinoin.

Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimella, niiden fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asianmukaisesti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimen käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

1. Sähköinen aineisto
Rekisteriin tallennetut tiedot on suojattu tietoturvallisesti niin, että niitä pääsee katsomaan vain siihen oikeutettu työntekijä tai muu henkilö. Tietojärjestelmien käyttöä valvotaan ja järjestelmiin pääsy on rajoitettu ja käyttäjä tunnistetaan käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Rekisteriä säilytetään suojatulla palvelimella, joka sijaitsee Suomessa.

2. Manuaalinen aineisto
Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa ja on saatavilla ainoastaan tietoon oikeutetuille.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). Tarkastuspyyntö osoitetaan kohdan 3 rekisteriasioista vastaavalle henkilölle.

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).